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Auteur: Christian Herbé
MAJ: Août 2001

DÉBUTER AVEC LE TABLEUR EXCEL






INTRODUCTION
PRÉSENTATION DU LOGICIEL
DESCRIPTION DE L'ÉCRAN
SAISIE DE DONNÉES ET 1ers CALCULS
SYSTEME DE REFERENCE DES CELLULES
SAUVEGARDE et le menu Fichier
LE MENU ÉDITION ET L'UTILISATION DE LA SOURIS
LE MENU FORMAT
LE MENU OUTILS
MISE EN PAGE AVANT IMPRESSION
PERSONNALISATION
QUELQUES RACCOURCIS
MISE EN PAGE OU PRÉSENTATION A L'ÉCRAN
LES GRAPHIQUES
LES OUTILS STATISTIQUES
LES FONCTIONS
TRIER LES DONNÉE
LES FILTRES



 
 

AVERTISSEMENT

Ce document est un support de cours " d’initiation au tableur Excel ". Il ne peut en aucun cas se substituer à la document officielle du produit. Toutes les commandes du logiciel citées ont été testées sur la version Excel contenue dans MS-Office97. Elles devraient fonctionner sans modifications particulières dans les versions comprises entre Excel5 et Excel2001 (Mac et PC).


CONSEILS

Je ne fais pas de liste de liens vers les sites consacrés à Excel; il est tellement plus simple de vous rediriger vers la FAQ francophile qui contient, entre autres choses,  tous les liens indispensables et un résumé des questions les plus fréquentes!
Le présent document n'a pas la prétention d'être exhaustif. Par exemple, les aspects "finances", "comptabilité et gestion" ne sont pas abordés par manque de compétences de l'auteur dans ces domaines.Si vous "séchez" sur un problème Excel ou si vous vous voulez en apprendre plus, je vous conseille vivement de fréquenter assidûment le groupe de discussion: microsoft.public.fr.excel accessible depuis tous les bons serveurs de "niouzes". Outre les compétences indéniables des contributeurs, vous y trouverez la meilleure ambiance qui soit sur un forum.
Vous pouvez faire une recherche dans les discussions par mot clés depuis ce serveur: http://groups.google.com/
Le site de Daniel Josserand et le forum cité plus haut sont en langue Française mais ce ne sont pas exclusivement des serveurs Français. Ils sont  largement utilisés par toute la communauté francophone. A titre d'exemple, les Québécois ne se sentent pas concernés par l'Euro; les Belges, les Suisses et les Africains ne connaissent pas forcément les taux de la T.V.A. Française Etc. Veuillez en tenir compte dans vos interventions !
 


INTRODUCTION

Actuellement, il y a sur chaque micro ordinateur une série de logiciels dont chacun a une fonction précise . On trouve un produit spécialisé dans le traitement de texte, un autre destiné aux analyses statistiques, un troisième que l'on utilise pour le traitement des images et ainsi de suite . EXCEL est un composant de ce que l'on appelle dans le jargon informatique, une suite bureautique c'est à dire une série de logiciels utilisables pour les besoins courants.
 
 


PRÉSENTATION DU LOGICIEL

EXCEL est destiné au traitement des données. C'est un terme vague qui englobe beaucoup de choses qui peuvent aller de l'encodage de valeurs numériques à la réalisation de la comptabilité analytique d'une entreprise en passant par l'exploitation statistique ou la gestion de bases de données à structure simple. EXCEL fait partie de la famille des tableurs . Tableur comme tableau de données ou plus exactement issu de l'Anglais table qui signifie ici tableau. Ce produit est actuellement le plus vendu dans sa catégorie mais ça ne signifie pas qu’ il soit unique sur ce marché. APPLIX  (de Applix ware)est l'équivalent de MSoffice pour systèmes Unix;  StarOffice ( de Sun ) aussi, et existe également en version Windows et son usage est totalement gratuit quelque soit l'usage ou le statut de l'utilisateur. Citons encore Lotus 1 2 3 (de IBM ).



 
 

PRÉSENTATION DE L'ÉCRAN

La première ligne colorée généralement en bleu tout en haut de l’écran contenant le nom du logiciel et le nom du fichier s’appelle la barre des titres; elle affiche le nom du document actif.

La deuxième ligne en haut de l'écran est composée d'une série de menus déroulants . Chacun de ces menus contient une série de fonctionnalités qui sont les commandes du logiciels. Le menu fichier est utilisé pour la gestion des fichiers (ouverture, fermeture, sauvegarde, impression et affichage des propriétés). Nous verrons plus loin à quoi servent les autres menus.


 

Les troisième et quatrième lignes (cinq voire plus dans certains cas) sont composées d'icônes qui offrent un accès direct aux commandes.
La ligne suivante s'appelle la barre de formule. A gauche, elle est composée d'une cellule qui indique la position du curseur dans le tableau exemple: L1C1 ou A1 selon la configuration. La partie de droite montre le contenu de la cellule active (cellule ayant le focus).

Je reviendrai plus tard sur la partie inférieure de l'écran. Ce que je viens de décrire est affiché de manière permanente .
Pour modifier l'aspect ou les fonctionnalités de certains éléments voir le chapitre PERSONNALISATION.
Voyons maintenant la partie centrale. Elle est constituée d'un tableau (nous y voilà !) à 256 colonnes et un nombre de lignes qui change en fonction des versions : jusqu'à la version 3, il y avait 4000 lignes; de la version 4 à la version 7 environ 16700 lignes et la version EXCEL contenu dans OFFICE 97 en contient 65536 ! Toutes les lignes et toutes les colonnes ont une référence unique. Ce système de notation peut être différent selon la configuration locale. Les colonnes peuvent se noter soit A B …Z pour les 26 premières puis AA AB … AZ et ainsi de suite jusqu’ à la 256ème. Les lignes ont toujours une référence de 1 à 4000 ou plus avec un pas de 1. Chacun des petits rectangles situés à l'intersection d'une ligne et d'une colonne s'appelle un cellule Elle est référencée par l'ajout des adresses de la colonne et de la ligne: la cellule placée au croisement de la colonne A et de la ligne 1 a l'adresse A1 . Si les colonnes portent un numéro de 1 à 256, alors cette même cellule s'appellera L1C1 (ligne1, colonne 1). Personnellement, je préfère cette solution ! Si vous tapez une valeur quelconque dans la cellule A1, vous voyez sa valeur s'afficher à l'endroit où vous l'avez tapée, mais aussi dans la partie droite de la barre des formules ( celle qui est marquée d'une flèche dans l'image précédente).


SAISIE DE DONNÉES ET 1ers CALCULS

Dans la partie DESCRIPTION , j’ ai donné une définition très générale du logiciel. Nous allons maintenant détailler une toute petite partie des possibilités D'EXCEL. Commençons par se dérouiller les phalanges en faisant quelques calculs simples; tapez les formules suivantes et observez le résultat:


 

Dans ce 2e exemple, il s'agit de récapituler les notes de Français de quelques élèves d'une classe:
 
Élève Matière Notes Remarque Minimum Moyenne Maximum
       
Julien Français 10
Maud Français 3.5 Élève distraite      
Claire Français 18        
Anaïs Français 11        
Stéphane Français 9        
Première remarque: Excel n'accepte pas seulement les valeurs numériques. On peut en effet saisir tous les caractères proposés par le clavier. Saisir des données n'est pas une fin en soi. L'intérêt réside dans l'exploitation de ces informations. Vous pouvez demander au logiciel de faire un calcul en écrivant l'opération précédée du signe égal (=) dans une cellule (exemple précédent):

. Après avoir validé (touche Entrée), la cellule affiche le résultat. Si vous omettez le signe égal, l'opération est affichée sans être calculée.

Voyons un exemple de calcul de moyenne. A partir du tableau de notes, placez vous dans la cellule E3 et tapez ceci:
=moyenne(C3:C7) et appuyez sur la touche Entrée


.
Vous venez de demander au logiciel de calculer la moyenne des valeurs depuis C3 jusqu'à C7  à l’aide d’une fonction du logiciel. Pour travailler avec une fonction, il faut entrer son nom avec une syntaxe particulière. Vous avez vu apparaître le signe égal (=) qui précède la fonction et un jeu de parenthèses qui " enferment " les arguments. Ces derniers peuvent être séparés par des points virgules ou des virgules selon la configuration locale. Vous pourriez aussi calculer une moyenne comme ceci :
=moyenne(10 ;8 ;12)
Après avoir tapé sur entrée, vous verrez apparaître non plus la formule mais la valeur moyenne des trois nombres. Ces quelques principes sont des règles incontournables dans l'utilisation des fonctions. Vous pouvez obtenir la liste de toutes les fonctions disponibles en cliquant sur le menu Insertion puis Fonctions puis Toutes . Dans ce menu, vous pouvez constater qu’ il y a plusieurs thèmes. Excel ne se borne pas à faire des calculs. Il est capable de manipuler des chaînes. Il peut extraire une partie d'une série de caractères (fonctions de texte DROITE . GAUCHE par ex) . Il peut aussi réunir des caractères saisis dans plusieurs cellules (fonction CONCATENER ).

Pour plus de détails sur les fonctions, voir le chapitre: LES FONCTIONS


REFERENCES ABSOLUES, REFERENCES RELATIVES

Dans le chapitre Présentation de l’écran, j’ai décris le système d’adresse des cellule. L1C1 ou $A$1 sont 2 exemples de références absolues à la première cellule (en haut à gauche) du tableau.

M le Président de la république, Palais de l’Elysée , 75000 Paris est aussi une référence absolue car elle renvoie toujours au même point quelque soit l’endroit où l’on se trouve. En revanche,
L(1)C(1) ou A1 sont 2 exemples de références relatives c’est à dire qu’elle donnent une adresse à partir de l’endroit où l’on se trouve comme si vous disiez "  c’est 3 immeubles plus loin ! ".
L(1)C(1) se lit : n° de la ligne actuelle + 1 et n° de la colonne actuelle +1.
Il est possible de mêler un n° de ligne relatif avec un n° de colonne absolu ou l’inverse :
L(1)C1 fait référence au n° de la ligne actuelle +1 (relatif) et à la colonne n°1 (absolu)
L1C(-1) fait référence à la ligne n°1 (absolu) et au numéro de la colonne atuelle -1 (relatif).

 En résumé, si vous voulez écrire une adresse en relatif, il est beaucoup plus simple de cliquer sur la cellule " visée " après avoir entré le signe égal ; Excel utilise par défaut le mode relatif. Si vous voulez écrire une adresse en absolu c’est à dire qu’elle fasse toujours référence à la même cellule quelque soit l’endroit où elle est copiée, écrivez la ainsi :

= $A$1 ou =L1C1


SAUVEGARDE

L'exercice que nous venons de réaliser doit être sauvegardé si l'on veut pouvoir le réutiliser. Puisque c'est la première fois, on utilise le menu Fichier puis Enregistrer sous...  pour obtenir la boite de dialogue contenant divers champs :
Le premier champ : " Enregistrer dans " permet de choisir le dossier où l'on va créer le fichier. En cliquant à cet endroit, on peut changer de lieu de stockage.
En bas de la boite de dialogue, l’espace " Nom de fichier " permet de choisir un nom . Remarquez que le logiciel propose le suffixe " XLS " (version PC) . La plupart des programmes écrivent leurs fichiers dans un format qui leur est propre. L'extension XLS permet de reconnaître les documents Excel. Il est vivement conseillé de laisser Excel choisir une extension. Maintenant que le fichier est crée, toutes les futures modifications pourront être sauvegardées en utilisant le menu fichier puis enregistrer.
Le champ " Type de fichier " autorise l'enregistrement dans un format autre que le format Excel. Si vous voulez pouvoir relire le document avec une version antérieure, cliquez sur le petit triangle noir situé à droite de ce champ.

Vous pourrez choisir le format qui vous intéresse. Ne vous laissez pas impressionner par le nombre de formats proposés. La plupart du temps vous n'en utiliserez que deux ou trois.
Le menu Fichier permet aussi d'imprimer son travail ; voir le chapitre:  Mise en page avant impression


LE MENU ÉDITION ET L'UTILISATION DE LA SOURIS
Dans l'exemple du début, la colonne " matière " contient plusieurs fois la même occurrence. Il est fastidieux d'avoir à répéter la même chose. Le menu Édition offre la possibilité d'éviter la "frappe répétitive" ; ce sont les outils Copier/Couper Coller . Il y a plusieurs manières de les utiliser. Il faut d'abord sélectionner le texte à dupliquer ou à déplacer.

Sélection d'une chaîne de caractères au clavier :
On place le curseur à une extrémité de la chaîne de caractères à dupliquer, on maintient la touche Shift enfoncée et on déplace le curseur avec les touches flèche .
Sélection d'une chaîne de caractères à l'aide de la souris :
On place le curseur à une extrémité de la chaîne de caractères à dupliquer, on maintient le bouton gauche de la souris enfoncée et on glisse le mulot vers l'autre extrémité de la chaîne. Une fois le texte sélectionné, il faut que le logiciel le " mémorise " ou plus exactement qu’il en fasse une copie dans un " buffer " appelé "presse-papiers" sous Windows . Pour lui donner cet ordre, il faut:
    aller dans le menu Édition
    cliquer sur Copier pour dupliquer
    ou sur Couper pour déplacer le texte.
    placer le curseur dans la cellule d'accueil.
    Retourner dans le menu Édition et cliquer sur Coller .

Il y a une autre technique qui permet d'écrire dans plusieurs cellules :
    Placez le curseur dans une cellule
    Appuyez sur le bouton gauche de la souris
    glissez vers le bas en maintenant le bouton enfoncé.
    Relâchez le bouton
    Tapez quelques caractères
    Maintenez les touches CTRL et SHIFT enfoncées
    Appuyez sur ENTRÉE.

Vous pouvez voir que le texte est écrit dans toutes les cellules sélectionnée. Vous avez sans doute remarqué que la plupart des sous menus comme  Édition Copier sont suivis par un texte à priori bizarre comme : Copier…..Ctrl+c .
C'est tout simplement un aide mémoire. Il vous rappelle que vous pouvez utiliser un " raccourci clavier " pour exécuter avec une combinaison de touches ce que vous venez de faire avec la souris. Au lieu de faire à la souris menu Édition puis Copier ; il est plus rapide d'appuyer simultanément sur les touches Ctrl et C ce qui produit le même résultat. Remarquez aussi que chaque mot d'un menu comporte une lettre soulignée. C’est une autre façon de sélectionner le mot en tapant la lettre soulignée.
Les icônes situées en dessous des menus sont des " raccourcis souris " . Pour savoir à quoi elles sont destinées, il suffit de placer le curseur sur elles sans cliquer. Après quelques instants, vous verrez apparaître un texte qui indique la fonction de l'icône.
Le menus Édition offre également la possibilité de rechercher ou de remplacer un texte n'importe où dans le tableau. Ex :
menu Édition puis Rechercher, écrivez un texte dans le champ rechercher puis cliquez sur suivant.


LE MENU FORMAT

Cette section concerne la mise en forme des caractères saisis. Selon leur signification, mais aussi pour des raisons personnelles, les nombres peuvent être affichés différemment. On n'écrit pas de la même manière des valeurs indiquant l'heure, une somme d'argent ou le résultat d'un calcul précis. Il arrive aussi que l'on souhaite réduire la taille des caractères pour en afficher d'avantage à l'écran; ou, au contraire, l'augmenter pour mettre en évidence une partie du tableau.

Le menu Format , puis Cellules permet la modification d'un ou plusieurs caractères, d'une cellule entière ou d'une plage de cellules. On peut l'utiliser pour dessiner un cadre autour d'une cellule. Le menu Format , puis Ligne ou colonne donnent la possibilité de modifier les dimensions, de masquer ou afficher.

Pour plus de détails, voir le chapitre: MISE EN PAGE OU PRESENTATION DE L’ECRAN


LE MENU OUTILS

Il est peu utilisé par le débutant. Nous ne parlerons que des sous menus : Cellules, Options et personnaliser. On a recours aux options pour paramètrer certains attributs comme l'affichage des numéros de lignes et colonnes, la police par défaut, ou le répertoire de l'utilisateur.
On peut changer le format d'une cellule pour contrôler le nombre de décimales, afficher une date ou un format monétaire.
Le sous menu options personnaliser sert à modifier l'affichage des barres d'outils. On peut en ajouter ou en supprimer. On peut aussi modifier leur contenu.

Pour plus de détails, voir le chapitre:  MISE EN PAGE OU PRESENTATION DE L’ECRAN


MISE EN PAGE AVANT IMPRESSION

On utilise le menu fichier puis mise en page. Il permet le réglage de tout ce qui concerne l'impression.:
    le sens de la page (portrait ou paysage)
    les marges
    les entêtes et pieds de pages
    l'agrandissement ou réduction (zoom avant ou arrière)
    lignes à répéter (pour obtenir les titres sur chaque feuillet)
    le nombre de copies ou au contraire l'impression partielle
     l'imprimante destinataire

 Pour  voir apparaître les titres de colonnes sur chaque page imprimée:
    aller dans le menu Fichier puis Mise en page
    Cliquer sur l'onglet Feuille
    dans l'espace Lignes à répéter en haut, écrire L1 si les titres de colonnes sont en ligne 1

Pour n'imprimer qu'une partie de tableau:
    sélectionnez la zone à imprimer
    aller dans le menu Fichier puis Mise en page
    Cliquer sur l'onglet Feuille
    cliquer dans  l'espace Zone d'impression et sélectionner la zone à imprimer


PERSONNALISATION

Les barres d'outils :
On peut ajouter ou supprimer des barres d'outils ; ajouter ou supprimer des icônes à l'intérieur des barres d'outils. (Outils puis Personnaliser). Chaque barre d'outils cochée dans ce menu sera affichée.

Ajouter une icône:
    cliquez sur le menu Outils puis Personnaliser
    choisissez l'onglet Commandes
    Quand vous avez identifié la catégorie et la commande qui vous intéresses, maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris sur l'icône choisie et glissez la jusqu'à l'intérieur d'une barre d'outils  ( sous les menus D'EXCEL)

Supprimer une icône:
    cliquez sur le menu Outils puis Personnaliser
    choisissez l'onglet Commandes
    maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris sur l'icône à supprimer et glisser la dans la feuille Excel

La présentation générale :
On peut choisir le nom des colonnes entre A , B , … AB , AC…IV ou LC1 , LC2 … LC256. Dans le premier cas, chaque colonne est référencée par une lettre et chaque ligne par un numéro. La cellule en haut à gauche est donc référencée A1. Dans le second cas, les colonnes et les lignes portent chacune un numéro. La même cellule s'appelle L1C1.

Modifier le système de références:
    cliquez sur le menu Outils puis Options puis l'onglet Général
    cochez ou décochez Style de références L1C1

Modifier le nombre de feuilles contenues dans un nouveau document:
    cliquez sur le menu Outils puis Options puis l'onglet Général
    Dans l'espace Nombre de feuilles de calcul par nouveau classeur, tapez votre nombre

Emplacement par défaut des documents Excel:
    Menu Outils puis Options puis l'onglet Général
    Espace Dossier par défaut

Polices et tailles des caractères par défaut:
    Menu Outils puis Options puis l'onglet Général
    Espace Police standard et Taille

Modifier le nombre d’entrées dans la liste des derniers fichiers ouverts:
    Menu Outils puis Options puis l'onglet Général
    Espace Liste des derniers fichiers utilisés

Calcul automatique de moyenne, somme ...
Lorsque plusieurs cellules sont sélectionnées, la somme des cellules est affichée en bas et à droite de l'écran. On peut remplacer la fonction somme par une autre:
Placez le curseur de la souris à cet endroit et appuyez sur le bouton droit  (CTRL+Clic sur Mac) et cochez la fonction qui vous intéresses.

Les macros complémentaires :

Au cours de l'installation, seuls les outils standards sont installés. Les macros complémentaires sont des compléments du tableur. Il serait trop long de les décrire toutes. Citons le solveur qui, comme son nom le suggère, permet de résoudre des systèmes d'équations. On y accède par le menu Outils Macros Complémentaires. Profitons en pour cocher les lignes Utilitaires d'analyse que nous utiliserons plus tard.


LES GESTES QUI SIMPLIFIENT TOUT ...

Glisser-Déplacer :
On peut déplacer une série de données présélectionnées en cliquant au bord de la sélection, Quand le curseur se transforme en flèche, glissez vers la zone de destination.

Reproduire une série de données identiques :
En bas à droite de la cellule active, on voit un petit carré noir. Si l'on double clique dessus, Excel recopie vers le bas, à condition qu’une colonne adjacente contienne des valeurs et ce, jusqu'à côté de la dernière cellule occupée.

Recopie incrémentée :
Si les cellules sélectionnées sont incrémentées (2,4,6; lundi, mardi; Jan, Fev …), l'action précédente va continuer la série en utilisant le même incrément.

Recopie incrémentée contrôlée :
Sélectionnez une cellule contenant une valeur qui servira de point de départ ; allez dans le menu Édition puis recopier puis série.
Cochez ligne ou colonne selon votre souhait ; cochez Linéaire ; choisissez une valeur de pas puis la dernière valeur de la série.

Copier (dupliquer) la sélection:
    Ctrl +C

Couper (déplacer) la sélection:
    Shift + Suppr

Coller le contenu du presse-papiers:
    Ctrl + V

Saisie automatique:
On peut être amené à saisir souvent une liste de valeurs comme les jours de la semaine, les mois, des nombres ... Si vous tapez dans une cellule "lundi", dans la cellule suivante "mardi",  que vous sélectionnez ces 2 cellules et que vous glissez le petit carré noir en bas à droite de la dernière cellule sélectionnée, Excel incrémente la série. Vous pouvez  créer votre propre série composée par exemple du personnel de votre unité:
    Allez dans le menu Outils puis Options puis l'onglet List Pers
    Dans la fenêtre Liste personnalisée, sélectionnez Nouvelle liste
    Dans la fenêtre Entrée de la liste, écrivez les noms de vos collègues en les séparant par une virgule ex:
    Dutroux, Landru, Petiot, S.Weber
    cliquez sur le bouton Ajouter

Ecrire simultanément dans plusieurs feuilles:
Supposons que vous soyez chargé de composer un document comptable. Vous décidez de créer une feuille "dépenses" par mois. Les fournisseurs étant identifiés, il faut écrire leur nom dans 12 feuilles, vaste programme !
    créer les 12 feuilles
    maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chacun des 11 autres onglets
    écrivez les noms de fournisseurs dans la feuille active
    maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur l'onglet de la feuille active
    Vérifiez dans chacune des feuilles, elles doivent contenir ce que vous avez tapé dans une seule !

Sélection contrôlée d'une matrice de données contiguës :
Si la matrice à sélectionner ne contient pas de cellule vide en bordure, on peut rapidement réaliser la sélection en maintenant enfoncées les touches CTRL et Shift et en appuyant sur les touches flèches de direction.

Sélection rapide d'une matrice de données contiguës :
     Ctrl + *

Donner le focus à la dernière cellule de la sélection :
On peut se déplacer à l'intérieur d'une sélection sans perdre celle-ci en appuyant sur les touches Shift et Entrée.

Se déplacer à l'intérieur de la sélection:
    Sélectionnez d'abord plusieurs cellules
    maintenez la touche Shift enfoncée
    appuyez plusieurs fois sur la touche ENTREE

Atteindre la première ou dernière valeur d’une série de données :
Maintenez la touche CTRL enfoncée et appuyez sur une touche flèche de direction

Atteindre la première cellule du tableau:
    Appuyez simultanément sur les cellules CTRL et Home

Atteindre la dernière cellule du tableau:
    Appuyez simultanément sur les cellules CTRL et Fin

Sélectionner toute la ligne:
    Appuyer simultanément sur les touches Shift + barre d'espace ou cliquer sur le numéro de ligne

Sélectionner toute la colonne:
    Appuyer simultanément sur les touches Ctrl + barre d'espace ou cliquer sur le numéro de colonne

Ajuster une largeur de colonne à la cellule contenant la plus longue chaîne:
    Double cliquer sur la limite de la colonne à droite de sa référence ( à droite de B pour la colonne B)

Ajuster automatiquement les largeurs pour plusieurs colonnes à la la fois:
    Double cliquer sur la limite de la colonne la plus à droite de la sélection ( à droite de B pour les colonnes A et B)

Ajuster (Justifier) automatiquement un texte à la cellule:
    Menu Format | cellules | Onglet Alignement
    dans l'espace Horizontal, choisir Justifié

Voir la liste de toutes les feuilles du document:
    Clic droit (Ctrl + clic sur Mac) sur les flèches d'activation des feuilles (petits triangles noirs à gauche du 1er nom de feuille)

Modifier l’ordre des feuilles :
Maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris à partir de l’onglet à déplacer et glissez jusqu’à la destination.

Sélectionner plusieurs feuilles:
       Shift + clic sur les feuilles à activer

Desélectionner plusieurs feuilles:
    Shift + clic sur la feuille affichée

Ecrire simultanément dans plusieurs feuilles:
    Sélectionnez les feuilles
    écrivez dans la feuille affichée

Créer une nouvelle feuille de données ou tableau:
    soit utiliser les menus Insertion puis Feuille
    soit appuyer simultanément sur Shift + F11

Créer un document "graphique":
    Appuyer sur la touche F11 (si une cellule vide est sélectionnée, le document graphique ne contient pas de représentation)

Activer un autre document ouvert:
    soit utiliser le menu Fenêtre et choisir dans la liste
    soit appuyer simultanément sur les touches Ctrl + F6

Fermer le document actif:
    soit utiliser les menus Fichier puis Fermer
    soit appuyer simultanément sur Ctrl + F4

Fermer Excel (ou tout autre application Windows)
   Appuyer simultanément sur Alt +F4

Pointeur (souris) à 3 boutons (Windows et terminaux X seulement):
Le bouton central peut se substituer aux barres de déplacement  verticales et horizontales (toutes applications MS-Office) avec l'avantage de pouvoir régler la vitesse et le sens de déplacement.
 


MISE EN PAGE OU PRÉSENTATION A L'ÉCRAN

Ajouter un commentaire sur une cellule :
On est souvent tenté d'abréger le titre des colonnes afin de réduire la largeur du tableau mais si le texte est trop réduit, on risque de ne plus comprendre la signification du titre. Dans ce cas, on ajoute un commentaire sur une cellule en allant dans le menu Insertion puis Commentaires puis taper un texte. Les cellules contenant un commentaire sont marquées d'un petit triangle ou liseret coloré.

Rendre les titres de colonnes toujours visibles quelque soit la position verticale:
Dès que l'on se déplace au delà de la taille de l'écran, les titres disparaissent. On peut les rendre toujours visible en sélectionnant la 2ème ligne et la 1ere colonne et en allant dans le menu fenêtre puis Figer les volets.
Vous pouvez annuler cette action depuis les menus Fenêtre puis Libérer les volets.

Voir le début et la fin d'un tableau d'un grand tableau:
    Sélectionnez une cellule à l'endroit ou opérer le fractionnement
    Aller dans les menus Fenêtre puis Fractionner
Vous pouvez annuler cette action depuis les menus Fenêtre puis Supprimer le fractionnement
 

Les menus contextuels:
Ce nom barbare désigne les menus qui apparaissent quand on se sert du bouton droit de la souris (CTRL+Clic sur Mac). La liste de ces menus change en fonction du contexte d'où leur nom . Ils n'apportent rien de plus que les menus situés en haut de l'écran mais l'accès est beaucoup plus rapide.

Créer plusieurs lignes dans une seule cellule:
    Placez le curseur à l'endroit où vous voulez "aller à la ligne"
    Appuyez simultanément sur les touches Alt et Entrée

"Justifier" automatiquement:
    Allez dans le menu Format puis Cellules puis l'onglet Alignement
    dans le champ Vertical, choisissez Justifié

Fusionner des cellules et centrer un texte sur plusieurs cellules :
Au départ, on a cela :
 
Texte non centré    
     
Et on veut arriver à cela :
 
Texte centré et cellules fusionnées
     
Aller dans les menus Format puis Cellules puis l’onglet Alignement, sélectionner Centré dans la fenêtre Alignement du texte horizontal et cocher Fusionner les cellules

Encadrer une zone
    Sélectionnez la zone à encadrer
    Allez dans les menus Format puis cellules puis choisissez l'onglet Bordure
    Dans la fenêtre Lignes, choisissez le style qui vous convient
    Cliquez sur le bouton Contour

Encadrer chaque cellule:
    Sélectionnez la ou les cellules à formater
    Allez dans les menus Format puis cellules puis choisissez l'onglet Bordure
    Dans la fenêtre Lignes, choisissez le style qui vous convient
    Cliquez sur le bouton Intérieur

Incliner le texte d'une cellule:
    Sélectionnez la ou les cellules à formater
    Allez dans les menus Format puis cellules
    puis choisissez l'onglet Alignement et déplacer le curseur coloré dans la fenêtre Orientation

Colorer le fond des cellules:
    Sélectionnez la ou les cellules à formater
    Allez dans les menus Format puis cellules puis choisissez l'onglet Motifs et cliquez sur la couleur choisie
    Ou bien cliquez à l'aide du bouton droit (Ctrl + clic sur Mac) sur la sélection et choisissez Format de cellules

Colorer un texte :
    Sélectionnez le texte à formater (il peut s’agir d’une partie de chaîne)
    Allez dans les menus Format puis cellules puis choisissez l'onglet Polices et choisissez dans le champ " Couleur "

Soulignement, exposant, Indice :
    Allez dans les menus Format puis cellules puis choisissez l'onglet Polices
    choisissez dans les champs Soulignement et Attributs


LES GRAPHIQUES .

Rappel important …

Excel offre toutes sortes de présentations des graphiques, cependant, il y a une différence qu’ il faut toujours avoir à l'esprit entre le format " nuage de points " et les autres formats. Chaque point d'un " nuage " est positionné en fonction de deux coordonnées. Si l'on représente le poids d'individus en fonction de leur taille, on place les points en tenant compte des deux informations. Maintenant, si l'on ne dispose que de la taille et du prénom de chaque individu, on place les points sur le graphique avec une seule coordonnée ,le prénom est placé sous le point et sert à l'identification.
Il faut aussi insister sur le format " histogramme ". Il s'agit en réalité d'un diagramme en "bâtons". Bien entendu, on peut créer des histogrammes avec Excel, mais c'est une démarche statistique.
Autre rappel important : Excel offre un format " surface ". A priori, on pourrait croire qu’ il s'agit d'un format permettant d'utiliser trois coordonnées (graphique à 3 axes). Mais en réalité, il s'agit d'un graphique dont une seule variable est utilisée, les deux autres servent uniquement à afficher des étiquettes sur leurs axes respectifs.

Premier graphique :
Il faut d'abord sélectionner les données à représenter. On peut ensuite soit appuyer sur la touche F11 qui créera le graphique par défaut dans une feuille spéciale mais sans possibilité d'intervenir pendant la construction ; soit aller dans le menu Insertion puis Graphique et contrôler la réalisation. Si le graphique ne correspond pas à ce que l'on attendait, il est toujours possible de le modifier en cliquant sur l'élément à corriger. Pour changer la présentation d'un axe, cliquez avec le bouton droit (CTRL+Clic sur Mac) sur une des valeurs de l'axe et choisissez Format d'axe.

Graphique personnalisé:
Si vous êtes amené à faire souvent le même type d'opérations, vous pouvez sauvegarder votre modèle. Vérifier qu’ aucune partie du graphique n'est sélectionnée puis cliquez avec le bouton droit (CTRL+Clic sur Mac) sur un bord externe et choisissez Type de graphique puis Types Personnalisés ( en bas de la boite de dialogue) et Ajouter. Vous devez obligatoirement lui donner un nom et facultativement une description. Si vous voulez que ce type de graphique soit utilisé par défaut, allez dans le menu Graphique, type de graphique, Types personnalisés, sélectionner le nom que vous avez choisi précédemment et cliquez sur Par défaut.
 
 

Modification des graphiques:
En utilisant le bouton droit de la souris (Ctrl +clic sur Mac), vous avez vu apparaître d'autres menus. Regardons dans Options du graphique. Cet outil permet d'ajouter un titre principal au diagramme, un sous titre à chaque axe, une légende et le choix de son emplacement, un quadrillage et le format d'axe. En fait, chaque élément est modifiable. Il suffit de le sélectionner et d'aller dans le menu Format et choisir la première ligne dont l'intitulé change selon le contexte ou de sélectionner l'objet avec le bouton droit de la souris (CTRL+Clic sur Mac) ce qui revient au même ! Si cela ne suffit pas, vous pouvez ajouter vos propres objets. Vérifiez que rien n'est sélectionné, tapez un texte quelconque et validez. Vous pouvez ensuite déplacer le texte avec la souris. Vous pouvez aussi dessiner. Pour faire apparaître les outils nécessaires, allez à Affichage Barres d'outils Dessins. Vous pouvez maintenant dessiner un flèche ou tout autres choses.
Pour terminer avec les graphiques sur une transition vers le chapitre suivant, voyons deux outils statistiques intéressants :
 
 
 

Les histogrammes
    Allez dans le menu Outils puis Utilitaires d'analyses (1)
    sélectionnez histogramme
    quand apparaît la boite de dialogue, placez le curseur dans le champ Plage de données
    tapez les références des données ou sélectionnez les avec la souris
    si vous avez sélectionné un titre de colonne, cochez Intitulé présent
    cochez Représentation graphique
    cliquez sur Ok

Si vous voulez choisir vous même le nombre et les intervals de classes, écrivez les dans une feuille Excel puis indiquez les références dans le champ Plage des classes de la boite de dialogue histogramme.

Graphique en nuage de points et ajustement :
    sélectionnez les 2 variables et faites un graphique en nuage de points
    sélectionnez un point avec le bouton droit (Ctrl + clic sur Mac)
    choisissez l'option  ajouter une courbe de tendance
    choisissez Linéaire puis Options
    cochez Afficher l'équation et cochez Afficher le R2;

(1):
Si vous ne voyez pas cette option c'est que vous ne disposer pas des macros complémentaires idoines.Vous pouvez les installer depuis les menus Outils puis macros complémentaires


LES AUTRES OUTILS STATISTIQUES :
La version 5 a été particulièrement enrichie sur le plan statistique. Voyons comment fonctionne le test T ou test de Student. Pour notre exemple, imaginons que l'on dispose d'une série de devoirs scolaires. On demande à deux professeurs de les corriger. On veut savoir si les écarts de notes pour chaque élèves ne sont pas statistiquement différents ou si au contraire il y a un effet " professeur " ( on aurait pu prendre en exemple la pesée d'échantillons de laboratoires réalisée avec deux balances pour vérifier la " répétabilité " de la mesure).
 On utilise le test T ou test de comparaison de moyennes. Puisqu’ il s'agit des mêmes échantillons, on considère que c’est un test en série appariées .
Pour réaliser le test, allez dans le menu Outils puis Utilitaires d'analyses et sélectionnez Test d'égalité des espérances observations pairées. Remplissez le champ plage pour la variable 1 avec les références de la 1ère variable et le champ plage pour la variable 2 avec les références de la 2ème variable et cliquez sur Ok.
Comme tous les outils statistiques fonctionnent de la même manière, il est inutile de donner d'autres exemples.

N.B.
Soyez prudent pour interpréter ces résultats:
un calcul "juste"  dans une  démarche erronée ou inadaptée produira toujours un résultat faux! De plus, la plupart des outils statistiques donnent un seuil de probalité et non une preuve formelle! N'oubliez jamais ce préambule:
Les statistiques ne prouvent rien, elles tendent à démontrer un phénomene et ce, jusqu'à preuve du contraire!


LES FONCTIONS

Disponibles depuis les menus Insertion puis Fonctions et classées par thèmes, elles sont " l’âme " du logiciel. A partir de données saisies au clavier ou lues dans un fichier, elles permettent à l'utilisateur de mettre en forme, analyser ou traiter un ensemble de données diverses. Elles sont trop nombreuses pour être présentées une par une. Je me contenterai donc d'évoquer les plus utilisées ou celles qui sont représentatives d'une utilisation particulière.

Chaque fonction doit être "annoncée" par le signe égal (=). Vient ensuite son nom suivi d'une parenthèse ouvrante , du ou des arguments et d'une parenthèse fermante. Ex : si vous saisissez ceci, =moyenne( 10 ;20), après avoir validé, la cellule affiche 15. (selon la configuration du système, le point virgule doit être remplacé par une virgule). Regardez dans la barre des formules, vous voyez la fonction. Notez au passage que les caractères tapés en minuscules sont devenus des majuscules. Cela signifie que le programme a reconnu votre syntaxe et a calculé la fonction. Vous n'êtes pas obligé de taper les valeurs utilisées, vous pouvez les sélectionner dans le tableau. Dans ce cas, la même fonction ressemblera à ceci : =moyenne(L1C1 :L2C1). (1)
Ce qui veut dire que les arguments sont ce que contient la matrice comprise entre ligne1 de la colonne1 et la ligne2 de la colonne1 . Si les cellules à calculer ne sont pas contiguës, alors la fonction peut ressembler à ceci : =moyenne(L1C1 ;L10C15). Vous n'êtes pas non plus obligé d'écrire les arguments, vous pouvez taper : =moyenne() , placer le curseur entre les parenthèses et sélectionner avec la souris les cellules à calculer. Si elles ne sont pas contiguës, il suffit de maintenir enfoncée la touche Ctrl pendant la sélection.

La fonction MOYENNE fait partie de la catégorie " Math et trigo ". Comme tous les noms de fonctions sont en Français, vous trouverez facilement celles que vous recherchez dans une catégorie. Si toutefois vous avez un doute, sélectionner la fonction et lisez en bas de la boite de dialogue la ligne de renseignements.

Les fonctions de la catégorie " TEXTE " sont utilisées pour manipuler des chaînes de caractères. Supposons que vous vouliez réunir deux textes contenus dans deux cellules. Placez vous dans une troisième cellule et utilisez la fonction CONCATENER. Si au contraire vous voulez dissocier un mot, utilisez les fonctions DROITE ou GAUCHE selon la position du texte à extraire. Il est possible d'extraire n'importe quel(s) caractère(s) dans une chaîne si on utilise astucieusement des fonctions emboîtées. Exemple :

La cellule A1 contient la chaîne Paul-Emile-Victor. On veut extraire Emile. On peut le faire en deux étapes. D'abords avec la fonction =droite(A1 ;12) qui renvoie Emile-Victor puis la fonction =gauche(A2 ;5) qui renverra Emile. Mais il est plus rapide de taper : =gauche(droite(A1 ;12) ;5).

Les fonctions " logiques " sont utilisées pour faire des tests (l'adjectif vient du type de réponse renvoyé par ces fonctions : VRAI ou FAUX). Supposons que vous ayez une longue colonne de valeurs qui devraient être égales ou inférieures à 20. Pris d'un doute, vous craigniez qu’ une valeur supérieure se soit glissée dans le tableau ! Entrez la formule suivante dans la colonne contiguë de droite: =si(LC(-1)<=20 ; 0 ;1) . La fonction teste si la même ligne de la colonne précédente est inférieure à 20. Si oui, elle affiche la valeur zéro, sinon , elle affiche la valeur un. En parcourant la colonne, vous ne devriez voir que des zéro, ou alors il y a bien une erreur ! Vous pouvez même obtenir un résultat global en additionnant les valeurs renvoyées par la fonction SI (utilisez la fonction SOMME). Si il n'y a pas d'erreur, la somme des tests est égale à zéro, sinon la valeur obtenue indique le nombre d'erreurs!

Cette syntaxe est assez limitée puisqu’ elle ne fait qu’ un test : ou les valeurs sont inférieures à 20 ou elles sont supérieures. On peut demander au programme de rechercher des valeurs en dehors de bornes prédéfinies. Ex : y a t il des valeurs inférieures à 10 ou des valeurs supérieures à 20 ? Dans ce cas , on va emboîter deux fonctions : SI et OU : =si(ou(LC(-1)<10 ; LC(-1)20) ;0 ;1) . La fonction OU est emboîtée dans la fonction SI.. Elle accepte jusqu’ à 30 tests. Elle renvoie VRAI ou FAUX à la fonction SI qui utilise cette information pour l'affichage. Les fonctions =si(et(LC(-1)9 ; LC(-1)<21) ;0 ;1) renvoient le même résultat. On aurait pu aussi écrire : =si(LC(-1)=10 ;0;si(LC(-1)<=20 ;0 ;1)) pour obtenir le même résultat mais la fonction SI n'autorise que sept emboîtements ce qui est parfois limitant.

Les fonctions matricielles.

Dans les exemples précédents, les fonctions ne renvoyaient qu’ une seule valeur. Dans certains cas comme un tableau d'analyse de variance issu d'une régression linéaire, les résultats ne peuvent pas tenir dans une seule cellule mais dans plusieurs. On parle de matrice ! La différence majeure entre une fonction " normale " et une fonction matricielle , outre le résultat renvoyé, tient dans la façon de valider la fonction. Avec les fonctions matricielles, on valide en appuyant simultanément sur les touches CTRL SHIFT et ENTRÉE .

Copier-collage spécial de fonctions :

L'ennui avec les cellules contenant des fonctions vient quand on veut les déplacer car, les fonctions contenant elles même des références à des cellules, elles deviennent fausses dès lors que l'on déplace la fonction. Le seul moyen d‘éviter ça est de copier et coller non pas la fonction mais son résultat.

    Sélectionnez une cellule contenant une formule et utilisez un raccourci pour copier cette sélection.
    Placez vous dans la cellule d'accueil. Allez dans les menus Édition puis collage spécial et cochez valeur.

Affecter un coefficient à une plage de cellules ou les convertir:
Supposons que vous disposiez d'un tableau de données exprimé en Francs. Vous voulez le convertir en Euro.
    Tapez dans une cellule quelconque la valeur de l'Euro;
    "copiez" cette valeur (Ctrl+c);
    sélectionnez les cellules à convertir;
    allez dans le menu Edition | Collage spécial;
    cochez Division
Excel divise les cellules sélectionnées par la valeur de l'Euro!
 

On peut également utiliser collage spécial pour coller uniquement un format de cellule ou pour renverser une matrice c’est à dire transposer les lignes en colonnes et l'inverse. Ne pas confondre avec l'inversion de matrice au sens mathématique qui est une opération de calcul matricielle.
 
 

(1)

Les  fonction MOYENNE()  ne tient pas compte des cellules contenant une valeur non numérique ou vides ! Si vous sélectionnez une plage de 10 cellules contenant une cellule de texte et une cellule vide, la fonction calculera la moyenne sur 8 données ; mais si une cellule contient la valeur zéro(0), celle ci participera au calcul !

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


TRIER LES DONNÉES :

Sélectionnez les données à trier, allez dans le menu Données trier,

Dans le champ du haut, donnez le titre de la 1ère colonne à trier, dans le champ du milieu celui de la 2ème et dans celui du bas , celui de la 3ème. L'ordre des colonnes définit les priorités de tri. Dans notre exemple, toutes les lignes seront triées en fonction de la colonne1, puis en fonction de la 2ème colonne et seulement après de la 3ème. On peut sélectionner plus de trois colonnes. Si on a besoin de plus de trois clefs de tri, il faut réaliser l'opération en deux fois ou plus en commençant par les plus faibles priorités. Le tri peut être réalisé par ordre croissant ou décroissant. Il peut être réalisé sur des chaînes de cactères en fonction de l’ordre alphabétique.


LES FILTRES:

Ils ne trient pas réellement les données. Le filtre automatique permet de n'afficher que les lignes qui correspondent aux clés prédéfinies . on y accède avec le menu Données puis Filtrepuis Filtre automatique et l'on règle colonne par colonne les choix en cliquant sur la flèche en tête de colonne. Attention, si vous faites un calcul sur les données filtrées, le calcul portera sur toutes les données parce que le filtre automatique ne fait que masquer les lignes ne correspondant pas aux critères du filtre. Il est donc conseillé de copier les valeurs filtrées vers une autre zone pour les utiliser dans un calcul.