Auteur: Christian Herbé
MAJ: Août 2001
INTRODUCTION
PRÉSENTATION DU LOGICIEL
DESCRIPTION DE L'ÉCRAN
SAISIE DE DONNÉES ET 1ers
CALCULS
SYSTEME DE REFERENCE DES CELLULES
SAUVEGARDE et le menu Fichier
LE MENU ÉDITION ET L'UTILISATION DE
LA SOURIS
LE MENU FORMAT
LE MENU OUTILS
MISE EN PAGE AVANT IMPRESSION
PERSONNALISATION
QUELQUES RACCOURCIS
MISE EN PAGE OU PRÉSENTATION A
L'ÉCRAN
LES GRAPHIQUES
LES OUTILS STATISTIQUES
LES FONCTIONS
TRIER LES DONNÉE
LES FILTRES
AVERTISSEMENT
Ce document est un support de cours " d’initiation au tableur Excel ". Il ne peut en aucun cas se substituer à la document officielle du produit. Toutes les commandes du logiciel citées ont été testées sur la version Excel contenue dans MS-Office97. Elles devraient fonctionner sans modifications particulières dans les versions comprises entre Excel5 et Excel2001 (Mac et PC).
Je ne fais pas de liste de liens vers les sites consacrés à
Excel; il est tellement plus simple de vous rediriger vers la FAQ
francophile qui contient, entre autres choses, tous les liens
indispensables et un résumé des questions les plus fréquentes!
Le présent document n'a pas la prétention d'être
exhaustif. Par exemple, les aspects "finances", "comptabilité et
gestion" ne sont pas abordés par manque de compétences de
l'auteur dans ces domaines.Si vous "séchez" sur un problème
Excel ou si vous vous voulez en apprendre plus, je vous conseille vivement
de fréquenter assidûment le groupe de discussion: microsoft.public.fr.excel
accessible depuis tous les bons serveurs de "niouzes". Outre les compétences
indéniables des contributeurs, vous y trouverez la meilleure ambiance
qui soit sur un forum.
Vous pouvez faire une recherche dans les discussions par mot clés
depuis ce serveur: http://groups.google.com/
Le site de Daniel Josserand et le forum cité plus haut sont
en langue Française mais ce ne sont pas exclusivement des serveurs
Français. Ils sont largement utilisés par toute la
communauté francophone. A titre d'exemple, les Québécois
ne se sentent pas concernés par l'Euro; les Belges, les Suisses
et les Africains ne connaissent pas forcément les taux de la T.V.A.
Française Etc. Veuillez en tenir compte dans vos interventions !
Actuellement, il y a sur chaque micro ordinateur une série de
logiciels dont chacun a une fonction précise . On trouve un produit
spécialisé dans le traitement de texte, un autre destiné
aux analyses statistiques, un troisième que l'on utilise pour le
traitement des images et ainsi de suite . EXCEL est un composant de ce
que l'on appelle dans le jargon informatique, une suite bureautique c'est
à dire une série de logiciels utilisables pour les besoins
courants.
EXCEL est destiné au traitement des données. C'est un terme vague qui englobe beaucoup de choses qui peuvent aller de l'encodage de valeurs numériques à la réalisation de la comptabilité analytique d'une entreprise en passant par l'exploitation statistique ou la gestion de bases de données à structure simple. EXCEL fait partie de la famille des tableurs . Tableur comme tableau de données ou plus exactement issu de l'Anglais table qui signifie ici tableau. Ce produit est actuellement le plus vendu dans sa catégorie mais ça ne signifie pas qu’ il soit unique sur ce marché. APPLIX (de Applix ware)est l'équivalent de MSoffice pour systèmes Unix; StarOffice ( de Sun ) aussi, et existe également en version Windows et son usage est totalement gratuit quelque soit l'usage ou le statut de l'utilisateur. Citons encore Lotus 1 2 3 (de IBM ).
La première ligne colorée généralement en bleu tout en haut de l’écran contenant le nom du logiciel et le nom du fichier s’appelle la barre des titres; elle affiche le nom du document actif.
La deuxième ligne en haut de l'écran est composée d'une série de menus déroulants . Chacun de ces menus contient une série de fonctionnalités qui sont les commandes du logiciels. Le menu fichier est utilisé pour la gestion des fichiers (ouverture, fermeture, sauvegarde, impression et affichage des propriétés). Nous verrons plus loin à quoi servent les autres menus.
Les troisième et quatrième lignes (cinq voire plus dans
certains cas) sont composées d'icônes qui offrent un accès
direct aux commandes.
La ligne suivante s'appelle la barre de formule. A gauche, elle est
composée d'une cellule qui indique la position du curseur dans le
tableau exemple: L1C1 ou A1 selon la configuration. La partie de droite
montre le contenu de la cellule active (cellule ayant le focus).
Je reviendrai plus tard sur la partie inférieure de l'écran.
Ce que je viens de décrire est affiché de manière
permanente .
Pour modifier l'aspect ou les fonctionnalités
de certains éléments voir le chapitre PERSONNALISATION.
Voyons maintenant la partie centrale. Elle est constituée d'un
tableau (nous y voilà !) à 256 colonnes et un nombre de lignes
qui change en fonction des versions : jusqu'à la version 3, il y
avait 4000 lignes; de la version 4 à la version 7 environ 16700
lignes et la version EXCEL contenu dans OFFICE 97 en contient 65536 ! Toutes
les lignes et toutes les colonnes ont une référence unique.
Ce système de notation peut être différent selon la
configuration locale. Les colonnes peuvent se noter soit A B …Z pour les
26 premières puis AA AB … AZ et ainsi de suite jusqu’ à la
256ème. Les lignes ont toujours une référence de 1
à 4000 ou plus avec un pas de 1. Chacun des petits rectangles situés
à l'intersection d'une ligne et d'une colonne s'appelle un cellule
Elle est référencée par l'ajout des adresses de la
colonne et de la ligne: la cellule placée au croisement de la colonne
A et de la ligne 1 a l'adresse A1 . Si les colonnes portent un numéro
de 1 à 256, alors cette même cellule s'appellera L1C1 (ligne1,
colonne 1). Personnellement, je préfère cette solution !
Si vous tapez une valeur quelconque dans la cellule A1, vous voyez sa valeur
s'afficher à l'endroit où vous l'avez tapée, mais
aussi dans la partie droite de la barre des formules ( celle qui est marquée
d'une flèche dans l'image précédente).
Dans la partie DESCRIPTION , j’ ai donné une définition très générale du logiciel. Nous allons maintenant détailler une toute petite partie des possibilités D'EXCEL. Commençons par se dérouiller les phalanges en faisant quelques calculs simples; tapez les formules suivantes et observez le résultat:
Dans ce 2e exemple, il s'agit de récapituler les notes de Français
de quelques élèves d'une classe:
Élève | Matière | Notes | Remarque | Minimum | Moyenne | Maximum |
Julien | Français | 10 | ||||
Maud | Français | 3.5 | Élève distraite | |||
Claire | Français | 18 | ||||
Anaïs | Français | 11 | ||||
Stéphane | Français | 9 |
. Après avoir validé (touche Entrée), la cellule affiche le résultat. Si vous omettez le signe égal, l'opération est affichée sans être calculée.
Voyons un exemple de calcul de moyenne. A partir du tableau de notes,
placez vous dans la cellule E3 et tapez ceci:
=moyenne(C3:C7) et appuyez sur la touche Entrée
.
Vous venez de demander au logiciel de calculer la moyenne des valeurs
depuis C3 jusqu'à C7 à l’aide d’une fonction
du logiciel. Pour travailler avec une fonction, il faut entrer son nom
avec une syntaxe particulière. Vous avez vu apparaître le
signe égal (=) qui précède la fonction et un
jeu de parenthèses qui " enferment " les arguments. Ces derniers
peuvent être séparés par des points virgules ou des
virgules selon la configuration locale. Vous pourriez aussi calculer une
moyenne comme ceci :
=moyenne(10 ;8 ;12)
Après avoir tapé sur entrée, vous verrez
apparaître non plus la formule mais la valeur moyenne des trois nombres.
Ces quelques principes sont des règles incontournables dans l'utilisation
des fonctions. Vous pouvez obtenir la liste de toutes les fonctions disponibles
en cliquant sur le menu Insertion
puis Fonctions puis Toutes
. Dans ce menu, vous pouvez constater qu’ il y a plusieurs thèmes.
Excel ne se borne pas à faire des calculs. Il est capable de manipuler
des chaînes. Il peut extraire une partie d'une série de caractères
(fonctions de texte DROITE . GAUCHE par ex) . Il peut aussi réunir
des caractères saisis dans plusieurs cellules (fonction CONCATENER
).
Pour plus de détails sur les fonctions, voir le chapitre: LES FONCTIONS
Dans le chapitre Présentation de l’écran, j’ai décris le système d’adresse des cellule. L1C1 ou $A$1 sont 2 exemples de références absolues à la première cellule (en haut à gauche) du tableau.
M le Président de la république, Palais de l’Elysée
, 75000 Paris est aussi une référence absolue car elle
renvoie toujours au même point quelque soit l’endroit où l’on
se trouve. En revanche,
L(1)C(1) ou A1 sont 2 exemples de références relatives
c’est à dire qu’elle donnent une adresse à partir de l’endroit
où l’on se trouve comme si vous disiez " c’est 3 immeubles
plus loin ! ".
L(1)C(1) se lit : n° de la ligne actuelle + 1 et n° de la colonne
actuelle +1.
Il est possible de mêler un n° de ligne relatif avec un n°
de colonne absolu ou l’inverse :
L(1)C1 fait référence au n° de la ligne actuelle
+1 (relatif) et à la colonne n°1 (absolu)
L1C(-1) fait référence à la ligne n°1 (absolu)
et au numéro de la colonne atuelle -1 (relatif).
En résumé, si vous voulez écrire une adresse en relatif, il est beaucoup plus simple de cliquer sur la cellule " visée " après avoir entré le signe égal ; Excel utilise par défaut le mode relatif. Si vous voulez écrire une adresse en absolu c’est à dire qu’elle fasse toujours référence à la même cellule quelque soit l’endroit où elle est copiée, écrivez la ainsi :
= $A$1 ou =L1C1
L'exercice que nous venons de réaliser doit être sauvegardé
si l'on veut pouvoir le réutiliser. Puisque c'est la première
fois, on utilise le menu Fichier puis Enregistrer sous...
pour obtenir la boite de dialogue contenant divers champs :
Le premier champ : " Enregistrer dans " permet de choisir le
dossier où l'on va créer le fichier. En cliquant à
cet endroit, on peut changer de lieu de stockage.
En bas de la boite de dialogue, l’espace " Nom de fichier "
permet de choisir un nom . Remarquez que le logiciel propose le suffixe
" XLS " (version PC) . La plupart des programmes écrivent leurs
fichiers dans un format qui leur est propre. L'extension XLS permet de
reconnaître les documents Excel. Il est vivement conseillé
de laisser Excel choisir une extension. Maintenant que le fichier est crée,
toutes les futures modifications pourront être sauvegardées
en utilisant le menu fichier puis enregistrer.
Le champ " Type de fichier " autorise l'enregistrement dans
un format autre que le format Excel. Si vous voulez pouvoir relire le document
avec une version antérieure, cliquez sur le petit triangle noir
situé à droite de ce champ.
Vous pourrez choisir le format qui vous intéresse. Ne vous laissez
pas impressionner par le nombre de formats proposés. La plupart
du temps vous n'en utiliserez que deux ou trois.
Le menu Fichier permet aussi d'imprimer son travail
; voir le chapitre: Mise en page avant
impression
Sélection d'une chaîne de caractères au clavier
:
On place le curseur à une extrémité de la chaîne
de caractères à dupliquer, on maintient la touche Shift
enfoncée et on déplace le curseur avec les touches flèche
.
Sélection d'une chaîne de caractères à
l'aide de la souris :
On place le curseur à une extrémité de la chaîne
de caractères à dupliquer, on maintient le bouton gauche
de la souris enfoncée et on glisse le mulot vers l'autre extrémité
de la chaîne. Une fois le texte sélectionné, il faut
que le logiciel le " mémorise " ou plus exactement qu’il en fasse
une copie dans un " buffer " appelé "presse-papiers" sous
Windows . Pour lui donner cet ordre, il faut:
aller dans le menu Édition
cliquer sur Copier pour dupliquer
ou sur Couper pour déplacer le texte.
placer le curseur dans la cellule d'accueil.
Retourner dans le menu Édition et
cliquer sur Coller .
Il y a une autre technique qui permet d'écrire dans plusieurs
cellules :
Placez le curseur dans une cellule
Appuyez sur le bouton gauche de la souris
glissez vers le bas en maintenant le bouton enfoncé.
Relâchez le bouton
Tapez quelques caractères
Maintenez les touches CTRL et SHIFT
enfoncées
Appuyez sur ENTRÉE.
Vous pouvez voir que le texte est écrit dans toutes les cellules
sélectionnée. Vous avez sans doute remarqué que la
plupart des sous menus comme Édition Copier sont suivis
par un texte à priori bizarre comme : Copier…..Ctrl+c
.
C'est tout simplement un aide mémoire. Il vous rappelle que
vous pouvez utiliser un " raccourci clavier " pour exécuter avec
une combinaison de touches ce que vous venez de faire avec la souris. Au
lieu de faire à la souris menu Édition puis Copier
; il est plus rapide d'appuyer simultanément sur les touches Ctrl
et C ce qui produit le même résultat. Remarquez aussi
que chaque mot d'un menu comporte une lettre soulignée. C’est une
autre façon de sélectionner le mot en tapant la lettre soulignée.
Les icônes situées en dessous des menus sont des " raccourcis
souris " . Pour savoir à quoi elles sont destinées, il suffit
de placer le curseur sur elles sans cliquer. Après quelques instants,
vous verrez apparaître un texte qui indique la fonction de l'icône.
Le menus Édition offre également la possibilité
de rechercher ou de remplacer un texte n'importe où dans le tableau.
Ex :
menu Édition puis Rechercher, écrivez un
texte dans le champ rechercher puis cliquez sur suivant.
Cette section concerne la mise en forme des caractères saisis. Selon leur signification, mais aussi pour des raisons personnelles, les nombres peuvent être affichés différemment. On n'écrit pas de la même manière des valeurs indiquant l'heure, une somme d'argent ou le résultat d'un calcul précis. Il arrive aussi que l'on souhaite réduire la taille des caractères pour en afficher d'avantage à l'écran; ou, au contraire, l'augmenter pour mettre en évidence une partie du tableau.
Le menu Format , puis Cellules permet la modification d'un ou plusieurs caractères, d'une cellule entière ou d'une plage de cellules. On peut l'utiliser pour dessiner un cadre autour d'une cellule. Le menu Format , puis Ligne ou colonne donnent la possibilité de modifier les dimensions, de masquer ou afficher.
Pour plus de détails, voir le chapitre: MISE EN PAGE OU PRESENTATION DE L’ECRAN
Il est peu utilisé par le débutant. Nous ne parlerons
que des sous menus : Cellules, Options et personnaliser.
On a recours aux options pour paramètrer certains attributs comme
l'affichage des numéros de lignes et colonnes, la police par défaut,
ou le répertoire de l'utilisateur.
On peut changer le format d'une cellule pour contrôler le nombre
de décimales, afficher une date ou un format monétaire.
Le sous menu options personnaliser sert à modifier l'affichage
des barres d'outils. On peut en ajouter ou en supprimer. On peut aussi
modifier leur contenu.
Pour plus de détails, voir le chapitre: MISE EN PAGE OU PRESENTATION DE L’ECRAN
On utilise le menu fichier puis mise en page. Il permet
le réglage de tout ce qui concerne l'impression.:
le sens de la page (portrait ou paysage)
les marges
les entêtes et pieds de pages
l'agrandissement ou réduction (zoom avant
ou arrière)
lignes à répéter (pour obtenir
les titres sur chaque feuillet)
le nombre de copies ou au contraire l'impression
partielle
l'imprimante destinataire
Pour voir apparaître les titres de colonnes sur
chaque page imprimée:
aller dans le menu Fichier puis Mise en
page
Cliquer sur l'onglet Feuille
dans l'espace Lignes à répéter
en haut, écrire L1 si les titres de colonnes sont en ligne 1
Pour n'imprimer qu'une partie de tableau:
sélectionnez la zone à imprimer
aller dans le menu Fichier puis Mise en
page
Cliquer sur l'onglet Feuille
cliquer dans l'espace Zone d'impression et
sélectionner la zone à imprimer
Les barres d'outils :
On peut ajouter ou supprimer des barres d'outils ; ajouter ou supprimer
des icônes à l'intérieur des barres d'outils. (Outils
puis Personnaliser). Chaque barre d'outils cochée dans ce
menu sera affichée.
Ajouter une icône:
cliquez sur le menu Outils puis Personnaliser
choisissez l'onglet Commandes
Quand vous avez identifié la catégorie
et la commande qui vous intéresses, maintenez enfoncé le
bouton gauche de la souris sur l'icône choisie et glissez la jusqu'à
l'intérieur d'une barre d'outils ( sous les menus D'EXCEL)
Supprimer une icône:
cliquez sur le menu Outils puis Personnaliser
choisissez l'onglet Commandes
maintenez enfoncé le bouton gauche
de la souris sur l'icône à supprimer et glisser la dans la
feuille Excel
La présentation générale :
On peut choisir le nom des colonnes entre A , B , … AB , AC…IV ou LC1
, LC2 … LC256. Dans le premier cas, chaque colonne est référencée
par une lettre et chaque ligne par un numéro. La cellule en haut
à gauche est donc référencée A1. Dans le second
cas, les colonnes et les lignes portent chacune un numéro. La même
cellule s'appelle L1C1.
Modifier le système de références:
cliquez sur le menu Outils puis Options
puis
l'onglet Général
cochez ou décochez Style de références
L1C1
Modifier le nombre de feuilles contenues dans un nouveau document:
cliquez sur le menu Outils puis Options
puis
l'onglet Général
Dans l'espace Nombre de feuilles de calcul par
nouveau classeur, tapez votre nombre
Emplacement par défaut des documents Excel:
Menu Outils puis Options puis l'onglet
Général
Espace Dossier par défaut
Polices et tailles des caractères par défaut:
Menu Outils puis Options puis l'onglet
Général
Espace Police standard et Taille
Modifier le nombre d’entrées dans la liste des derniers fichiers
ouverts:
Menu Outils puis Options puis l'onglet
Général
Espace Liste des derniers fichiers utilisés
Calcul automatique de moyenne, somme ...
Lorsque plusieurs cellules sont sélectionnées, la somme
des cellules est affichée en bas et à droite de l'écran.
On peut remplacer la fonction somme par une autre:
Placez le curseur de la souris à cet endroit et appuyez sur
le bouton droit (CTRL+Clic sur Mac) et cochez
la fonction qui vous intéresses.
Glisser-Déplacer :
On peut déplacer une série de données présélectionnées
en cliquant au bord de la sélection, Quand le curseur se transforme
en flèche, glissez vers la zone de destination.
Reproduire une série de données identiques :
En bas à droite de la cellule active, on voit un petit carré
noir. Si l'on double clique dessus, Excel recopie vers le bas, à
condition qu’une colonne adjacente contienne des valeurs et ce, jusqu'à
côté de la dernière cellule occupée.
Recopie incrémentée :
Si les cellules sélectionnées sont incrémentées
(2,4,6; lundi, mardi; Jan, Fev …), l'action précédente va
continuer la série en utilisant le même incrément.
Recopie incrémentée contrôlée :
Sélectionnez une cellule contenant une valeur qui servira de
point de départ ; allez dans le menu Édition puis
recopier
puis série.
Cochez ligne ou colonne selon votre souhait ; cochez
Linéaire
; choisissez une valeur de pas puis la dernière valeur de la série.
Copier (dupliquer) la sélection:
Ctrl +C
Couper (déplacer) la sélection:
Shift + Suppr
Coller le contenu du presse-papiers:
Ctrl + V
Saisie automatique:
On peut être amené à saisir souvent une liste de
valeurs comme les jours de la semaine, les mois, des nombres ... Si vous
tapez dans une cellule "lundi", dans la cellule suivante "mardi",
que vous sélectionnez ces 2 cellules et que vous glissez le petit
carré noir en bas à droite de la dernière cellule
sélectionnée, Excel incrémente la série. Vous
pouvez créer votre propre série composée par
exemple du personnel de votre unité:
Allez dans le menu Outils puis Options
puis l'onglet List Pers
Dans la fenêtre Liste personnalisée,
sélectionnez
Nouvelle liste
Dans la fenêtre Entrée de
la liste, écrivez les noms de vos collègues en les séparant
par une virgule ex:
Dutroux, Landru, Petiot, S.Weber
cliquez sur le bouton Ajouter
Ecrire simultanément dans plusieurs feuilles:
Supposons que vous soyez chargé de composer un document comptable.
Vous décidez de créer une feuille "dépenses" par mois.
Les fournisseurs étant identifiés, il faut écrire
leur nom dans 12 feuilles, vaste programme !
créer les 12 feuilles
maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez
sur chacun des 11 autres onglets
écrivez les noms de fournisseurs dans
la feuille active
maintenez la touche Ctrl enfoncée
et cliquez sur l'onglet de la feuille active
Vérifiez dans chacune des feuilles, elles
doivent contenir ce que vous avez tapé dans une seule !
Sélection contrôlée d'une matrice de données
contiguës :
Si la matrice à sélectionner ne contient pas de cellule
vide en bordure, on peut rapidement réaliser la sélection
en maintenant enfoncées les touches CTRL et Shift
et en appuyant sur les touches flèches de direction.
Sélection rapide d'une matrice de données contiguës
:
Ctrl + *
Donner le focus à la dernière cellule de la sélection
:
On peut se déplacer à l'intérieur d'une sélection
sans perdre celle-ci en appuyant sur les touches Shift et Entrée.
Se déplacer à l'intérieur de la sélection:
Sélectionnez d'abord plusieurs cellules
maintenez la touche Shift enfoncée
appuyez plusieurs fois sur la touche ENTREE
Atteindre la première ou dernière valeur d’une série
de données :
Maintenez la touche CTRL enfoncée et appuyez sur une
touche flèche de direction
Atteindre la première cellule du tableau:
Appuyez simultanément sur les cellules CTRL
et Home
Atteindre la dernière cellule du tableau:
Appuyez simultanément sur les cellules CTRL
et Fin
Sélectionner toute la ligne:
Appuyer simultanément sur les touches Shift
+ barre d'espace ou cliquer sur le numéro de ligne
Sélectionner toute la colonne:
Appuyer simultanément sur les touches Ctrl
+ barre d'espace ou cliquer sur le numéro de colonne
Ajuster une largeur de colonne à la cellule contenant la plus
longue chaîne:
Double cliquer sur la limite de la
colonne à droite de sa référence ( à droite
de B pour la colonne B)
Ajuster automatiquement les largeurs pour plusieurs colonnes à
la la fois:
Double cliquer sur la limite de la
colonne la plus à droite de la sélection ( à droite
de B pour les colonnes A et B)
Ajuster (Justifier) automatiquement un texte à la cellule:
Menu Format | cellules | Onglet
Alignement
dans l'espace Horizontal, choisir Justifié
Voir la liste de toutes les feuilles du document:
Clic droit (Ctrl + clic sur Mac) sur les
flèches d'activation des feuilles (petits triangles noirs à
gauche du 1er nom de feuille)
Modifier l’ordre des feuilles :
Maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris à partir
de l’onglet à déplacer et glissez jusqu’à la destination.
Sélectionner plusieurs feuilles:
Shift + clic sur les feuilles
à activer
Desélectionner plusieurs feuilles:
Shift + clic sur la feuille affichée
Ecrire simultanément dans plusieurs feuilles:
Sélectionnez les feuilles
écrivez dans la feuille affichée
Créer une nouvelle feuille de données ou tableau:
soit utiliser les menus Insertion puis Feuille
soit appuyer simultanément sur Shift +
F11
Créer un document "graphique":
Appuyer sur la touche F11 (si une cellule
vide est sélectionnée, le document graphique ne contient
pas de représentation)
Activer un autre document ouvert:
soit utiliser le menu Fenêtre et choisir
dans la liste
soit appuyer simultanément sur les touches
Ctrl
+
F6
Fermer le document actif:
soit utiliser les menus Fichier puis Fermer
soit appuyer simultanément sur Ctrl
+ F4
Fermer Excel (ou tout autre application Windows)
Appuyer simultanément sur Alt +F4
Pointeur (souris) à 3 boutons (Windows et terminaux
X seulement):
Le bouton central peut se substituer aux barres de déplacement
verticales et horizontales (toutes applications MS-Office) avec l'avantage
de pouvoir régler la vitesse et le sens de déplacement.
Ajouter un commentaire sur une cellule :
On est souvent tenté d'abréger le titre des colonnes
afin de réduire la largeur du tableau mais si le texte est trop
réduit, on risque de ne plus comprendre la signification du titre.
Dans ce cas, on ajoute un commentaire sur une cellule en allant dans le
menu Insertion puis Commentaires puis taper un texte. Les
cellules contenant un commentaire sont marquées d'un petit triangle
ou liseret coloré.
Rendre les titres de colonnes toujours visibles quelque soit la position
verticale:
Dès que l'on se déplace au delà de la taille de
l'écran, les titres disparaissent. On peut les rendre toujours visible
en sélectionnant la 2ème ligne et la 1ere colonne et en allant
dans le menu fenêtre puis Figer les volets.
Vous pouvez annuler cette action depuis les menus Fenêtre
puis Libérer les volets.
Voir le début et la fin d'un tableau d'un grand tableau:
Sélectionnez une cellule à l'endroit
ou opérer le fractionnement
Aller dans les menus Fenêtre puis Fractionner
Vous pouvez annuler cette action depuis les menus Fenêtre
puis Supprimer le fractionnement
Les menus contextuels:
Ce nom barbare désigne les menus qui apparaissent quand on se
sert du bouton droit de la souris (CTRL+Clic sur Mac).
La liste de ces menus change en fonction du contexte d'où leur nom
. Ils n'apportent rien de plus que les menus situés en haut de l'écran
mais l'accès est beaucoup plus rapide.
Créer plusieurs lignes dans une seule cellule:
Placez le curseur à l'endroit où vous
voulez "aller à la ligne"
Appuyez simultanément sur les touches Alt
et
Entrée
"Justifier" automatiquement:
Allez dans le menu Format puis Cellules
puis l'onglet Alignement
dans le champ Vertical, choisissez Justifié
Fusionner des cellules et centrer un texte sur plusieurs cellules
:
Au départ, on a cela :
Texte non centré | ||
|
||
Encadrer une zone
Sélectionnez la zone à encadrer
Allez dans les menus Format puis cellules
puis choisissez l'onglet Bordure
Dans la fenêtre Lignes, choisissez
le style qui vous convient
Cliquez sur le bouton Contour
Encadrer chaque cellule:
Sélectionnez la ou les cellules à
formater
Allez dans les menus Format puis cellules
puis choisissez l'onglet Bordure
Dans la fenêtre Lignes, choisissez
le style qui vous convient
Cliquez sur le bouton Intérieur
Incliner le texte d'une cellule:
Sélectionnez la ou les cellules à
formater
Allez dans les menus Format puis cellules
puis choisissez l'onglet Alignement et déplacer
le curseur coloré dans la fenêtre Orientation
Colorer le fond des cellules:
Sélectionnez la ou les cellules à
formater
Allez dans les menus Format puis cellules
puis choisissez l'onglet Motifs et cliquez sur la couleur choisie
Ou bien cliquez à l'aide du bouton droit
(Ctrl + clic sur Mac) sur la sélection et choisissez Format de
cellules
Colorer un texte :
Sélectionnez le texte à formater (il
peut s’agir d’une partie de chaîne)
Allez dans les menus Format puis cellules puis choisissez
l'onglet Polices et choisissez dans le champ " Couleur "
Soulignement, exposant, Indice :
Allez dans les menus Format puis cellules
puis choisissez l'onglet Polices
choisissez dans les champs Soulignement et
Attributs
Rappel important …
Excel offre toutes sortes de présentations des graphiques, cependant,
il y a une différence qu’ il faut toujours avoir à l'esprit
entre le format " nuage de points " et les autres formats. Chaque point
d'un " nuage " est positionné en fonction de deux coordonnées.
Si l'on représente le poids d'individus en fonction de leur taille,
on place les points en tenant compte des deux informations. Maintenant,
si l'on ne dispose que de la taille et du prénom de chaque individu,
on place les points sur le graphique avec une seule coordonnée ,le
prénom est placé sous le point et sert à l'identification.
Il faut aussi insister sur le format " histogramme ". Il s'agit en
réalité d'un diagramme en "bâtons". Bien entendu, on
peut créer des histogrammes avec Excel, mais c'est une démarche
statistique.
Autre rappel important : Excel offre un format " surface ". A priori,
on pourrait croire qu’ il s'agit d'un format permettant d'utiliser trois
coordonnées (graphique à 3 axes). Mais en réalité,
il s'agit d'un graphique dont une seule variable est utilisée, les
deux autres servent uniquement à afficher des étiquettes
sur leurs axes respectifs.
Premier graphique :
Il faut d'abord sélectionner les données à représenter.
On peut ensuite soit appuyer sur la touche F11 qui créera le graphique
par défaut dans une feuille spéciale mais sans possibilité
d'intervenir pendant la construction ; soit aller dans le menu Insertion
puis Graphique et contrôler la réalisation. Si le graphique
ne correspond pas à ce que l'on attendait, il est toujours possible
de le modifier en cliquant sur l'élément à corriger.
Pour changer la présentation d'un axe, cliquez avec le bouton droit
(CTRL+Clic sur Mac) sur une des valeurs de l'axe et
choisissez Format d'axe.
Graphique personnalisé:
Si vous êtes amené à faire souvent le même
type d'opérations, vous pouvez sauvegarder votre modèle.
Vérifier qu’ aucune partie du graphique n'est sélectionnée
puis cliquez avec le bouton droit (CTRL+Clic sur Mac)
sur un bord externe et choisissez Type de graphique puis Types
Personnalisés ( en bas de la boite de dialogue) et Ajouter.
Vous devez obligatoirement lui donner un nom et facultativement une description.
Si vous voulez que ce type de graphique soit utilisé par défaut,
allez dans le menu Graphique, type de graphique, Types personnalisés,
sélectionner le nom que vous avez choisi précédemment
et cliquez sur Par défaut.
Modification des graphiques:
En utilisant le bouton droit de la souris (Ctrl +clic
sur Mac), vous avez vu apparaître d'autres menus. Regardons
dans Options du graphique. Cet outil permet d'ajouter un titre principal
au diagramme, un sous titre à chaque axe, une légende et
le choix de son emplacement, un quadrillage et le format d'axe. En fait,
chaque élément est modifiable. Il suffit de le sélectionner
et d'aller dans le menu Format et choisir la première ligne
dont l'intitulé change selon le contexte ou de sélectionner
l'objet avec le bouton droit de la souris (CTRL+Clic sur
Mac) ce qui revient au même ! Si cela ne suffit pas, vous
pouvez ajouter vos propres objets. Vérifiez que rien n'est sélectionné,
tapez un texte quelconque et validez. Vous pouvez ensuite déplacer
le texte avec la souris. Vous pouvez aussi dessiner. Pour faire apparaître
les outils nécessaires, allez à Affichage Barres d'outils
Dessins. Vous pouvez maintenant dessiner un flèche ou tout autres
choses.
Pour terminer avec les graphiques sur une transition vers le chapitre
suivant, voyons deux outils statistiques intéressants :
Les histogrammes
Allez dans le menu Outils puis Utilitaires
d'analyses (1)
sélectionnez histogramme
quand apparaît la boite de dialogue, placez
le curseur dans le champ Plage de données
tapez les références des données
ou sélectionnez les avec la souris
si vous avez sélectionné un titre
de colonne, cochez Intitulé présent
cochez Représentation graphique
cliquez sur Ok
Si vous voulez choisir vous même le nombre et les intervals de classes, écrivez les dans une feuille Excel puis indiquez les références dans le champ Plage des classes de la boite de dialogue histogramme.
Graphique en nuage de points et ajustement :
sélectionnez les 2 variables et faites un
graphique en nuage de points
sélectionnez un point avec le bouton droit
(Ctrl
+ clic sur Mac)
choisissez l'option ajouter une courbe
de tendance
choisissez Linéaire puis Options
cochez Afficher l'équation et cochez
Afficher
le R2;
(1):
Si vous ne voyez pas cette option c'est que vous ne disposer
pas des macros complémentaires idoines.Vous pouvez les installer
depuis les menus Outils puis macros complémentaires
N.B.
Soyez prudent pour interpréter ces résultats:
un calcul "juste" dans une démarche erronée
ou inadaptée produira toujours un résultat faux! De
plus, la plupart des outils statistiques donnent un seuil de probalité
et non une preuve formelle! N'oubliez jamais ce préambule:
Les statistiques ne prouvent rien, elles tendent à démontrer
un phénomene et ce, jusqu'à preuve du contraire!
Disponibles depuis les menus Insertion puis Fonctions et classées par thèmes, elles sont " l’âme " du logiciel. A partir de données saisies au clavier ou lues dans un fichier, elles permettent à l'utilisateur de mettre en forme, analyser ou traiter un ensemble de données diverses. Elles sont trop nombreuses pour être présentées une par une. Je me contenterai donc d'évoquer les plus utilisées ou celles qui sont représentatives d'une utilisation particulière.
Chaque fonction doit être "annoncée" par le signe égal
(=). Vient ensuite son nom suivi d'une parenthèse ouvrante , du
ou des arguments et d'une parenthèse fermante. Ex : si vous saisissez
ceci, =moyenne( 10 ;20), après avoir validé, la cellule
affiche 15. (selon la configuration du système, le point virgule
doit être remplacé par une virgule). Regardez dans la barre
des formules, vous voyez la fonction. Notez au passage que les caractères
tapés en minuscules sont devenus des majuscules. Cela signifie que
le programme a reconnu votre syntaxe et a calculé la fonction. Vous
n'êtes pas obligé de taper les valeurs utilisées, vous
pouvez les sélectionner dans le tableau. Dans ce cas, la même
fonction ressemblera à ceci : =moyenne(L1C1 :L2C1). (1)
Ce qui veut dire que les arguments sont ce que contient la matrice
comprise entre ligne1 de la colonne1 et la ligne2 de la colonne1 . Si les
cellules à calculer ne sont pas contiguës, alors la fonction
peut ressembler à ceci : =moyenne(L1C1 ;L10C15). Vous n'êtes
pas non plus obligé d'écrire les arguments, vous pouvez taper
: =moyenne() , placer le curseur entre les parenthèses et sélectionner
avec la souris les cellules à calculer. Si elles ne sont pas contiguës,
il suffit de maintenir enfoncée la touche Ctrl pendant la
sélection.
La fonction MOYENNE fait partie de la catégorie " Math et trigo ". Comme tous les noms de fonctions sont en Français, vous trouverez facilement celles que vous recherchez dans une catégorie. Si toutefois vous avez un doute, sélectionner la fonction et lisez en bas de la boite de dialogue la ligne de renseignements.
Les fonctions de la catégorie " TEXTE " sont utilisées pour manipuler des chaînes de caractères. Supposons que vous vouliez réunir deux textes contenus dans deux cellules. Placez vous dans une troisième cellule et utilisez la fonction CONCATENER. Si au contraire vous voulez dissocier un mot, utilisez les fonctions DROITE ou GAUCHE selon la position du texte à extraire. Il est possible d'extraire n'importe quel(s) caractère(s) dans une chaîne si on utilise astucieusement des fonctions emboîtées. Exemple :
La cellule A1 contient la chaîne Paul-Emile-Victor. On veut extraire Emile. On peut le faire en deux étapes. D'abords avec la fonction =droite(A1 ;12) qui renvoie Emile-Victor puis la fonction =gauche(A2 ;5) qui renverra Emile. Mais il est plus rapide de taper : =gauche(droite(A1 ;12) ;5).
Les fonctions " logiques " sont utilisées pour faire des tests (l'adjectif vient du type de réponse renvoyé par ces fonctions : VRAI ou FAUX). Supposons que vous ayez une longue colonne de valeurs qui devraient être égales ou inférieures à 20. Pris d'un doute, vous craigniez qu’ une valeur supérieure se soit glissée dans le tableau ! Entrez la formule suivante dans la colonne contiguë de droite: =si(LC(-1)<=20 ; 0 ;1) . La fonction teste si la même ligne de la colonne précédente est inférieure à 20. Si oui, elle affiche la valeur zéro, sinon , elle affiche la valeur un. En parcourant la colonne, vous ne devriez voir que des zéro, ou alors il y a bien une erreur ! Vous pouvez même obtenir un résultat global en additionnant les valeurs renvoyées par la fonction SI (utilisez la fonction SOMME). Si il n'y a pas d'erreur, la somme des tests est égale à zéro, sinon la valeur obtenue indique le nombre d'erreurs!
Cette syntaxe est assez limitée puisqu’ elle ne fait qu’ un test : ou les valeurs sont inférieures à 20 ou elles sont supérieures. On peut demander au programme de rechercher des valeurs en dehors de bornes prédéfinies. Ex : y a t il des valeurs inférieures à 10 ou des valeurs supérieures à 20 ? Dans ce cas , on va emboîter deux fonctions : SI et OU : =si(ou(LC(-1)<10 ; LC(-1)20) ;0 ;1) . La fonction OU est emboîtée dans la fonction SI.. Elle accepte jusqu’ à 30 tests. Elle renvoie VRAI ou FAUX à la fonction SI qui utilise cette information pour l'affichage. Les fonctions =si(et(LC(-1)9 ; LC(-1)<21) ;0 ;1) renvoient le même résultat. On aurait pu aussi écrire : =si(LC(-1)=10 ;0;si(LC(-1)<=20 ;0 ;1)) pour obtenir le même résultat mais la fonction SI n'autorise que sept emboîtements ce qui est parfois limitant.
Les fonctions matricielles.
Dans les exemples précédents, les fonctions ne renvoyaient qu’ une seule valeur. Dans certains cas comme un tableau d'analyse de variance issu d'une régression linéaire, les résultats ne peuvent pas tenir dans une seule cellule mais dans plusieurs. On parle de matrice ! La différence majeure entre une fonction " normale " et une fonction matricielle , outre le résultat renvoyé, tient dans la façon de valider la fonction. Avec les fonctions matricielles, on valide en appuyant simultanément sur les touches CTRL SHIFT et ENTRÉE .
Copier-collage spécial de fonctions :
L'ennui avec les cellules contenant des fonctions vient quand on veut les déplacer car, les fonctions contenant elles même des références à des cellules, elles deviennent fausses dès lors que l'on déplace la fonction. Le seul moyen d‘éviter ça est de copier et coller non pas la fonction mais son résultat.
Sélectionnez une cellule contenant une formule
et utilisez un raccourci pour copier cette sélection.
Placez vous dans la cellule d'accueil. Allez dans
les menus Édition puis collage spécial et cochez
valeur.
Affecter un coefficient à une plage de cellules ou les convertir:
Supposons que vous disposiez d'un tableau de données exprimé
en Francs. Vous voulez le convertir en Euro.
Tapez dans une cellule quelconque la valeur de l'Euro;
"copiez" cette valeur (Ctrl+c);
sélectionnez les cellules à convertir;
allez dans le menu Edition | Collage spécial;
cochez Division
Excel divise les cellules sélectionnées par la valeur
de l'Euro!
On peut également utiliser collage spécial pour coller
uniquement un format de cellule ou pour renverser une matrice c’est à
dire transposer les lignes en colonnes et l'inverse. Ne pas confondre avec
l'inversion de matrice au sens mathématique qui est une opération
de calcul matricielle.
Sélectionnez les données à trier, allez dans le menu Données trier,
Dans le champ du haut, donnez le titre de la 1ère colonne à trier, dans le champ du milieu celui de la 2ème et dans celui du bas , celui de la 3ème. L'ordre des colonnes définit les priorités de tri. Dans notre exemple, toutes les lignes seront triées en fonction de la colonne1, puis en fonction de la 2ème colonne et seulement après de la 3ème. On peut sélectionner plus de trois colonnes. Si on a besoin de plus de trois clefs de tri, il faut réaliser l'opération en deux fois ou plus en commençant par les plus faibles priorités. Le tri peut être réalisé par ordre croissant ou décroissant. Il peut être réalisé sur des chaînes de cactères en fonction de l’ordre alphabétique.
Ils ne trient pas réellement les données. Le filtre automatique permet de n'afficher que les lignes qui correspondent aux clés prédéfinies . on y accède avec le menu Données puis Filtrepuis Filtre automatique et l'on règle colonne par colonne les choix en cliquant sur la flèche en tête de colonne. Attention, si vous faites un calcul sur les données filtrées, le calcul portera sur toutes les données parce que le filtre automatique ne fait que masquer les lignes ne correspondant pas aux critères du filtre. Il est donc conseillé de copier les valeurs filtrées vers une autre zone pour les utiliser dans un calcul.